دانلود نمونه قرارداد استخدام مسئول دفتر در Word
قرارداد استخدام مسئول دفتر، به‌عنوان یکی از اسناد حیاتی در سازمان‌ها و شرکت‌ها، نقش بسیار مهمی در مشخص‌کردن وظایف، مسئولیت‌ها و حقوق فردی که به این شغل منصوب می‌شود، دارد. این قرارداد باید به‌طور کامل و شفاف تمام جزئیات مربوط به شغل، حقوق، ساعت کاری، مسئولیت‌ها و شرایط فسخ را شامل شود. در این مقاله، به بررسی نکات مهم قرارداد استخدام مسئول دفتر می‌پردازیم و نمونه‌ای از قرارداد را برای شما ارائه می‌دهیم تا بتوانید در سازمان خود از آن استفاده کنید.
اهمیت قرارداد استخدام مسئول دفتر
مسئول دفتر در هر سازمان یا شرکتی، یکی از ارکان مهم اجرایی به شمار می‌رود. این فرد معمولاً مسئول هماهنگی امور اداری، مدیریت اسناد، تنظیم ملاقات‌ها و ارتباطات داخلی و خارجی سازمان است. با توجه به نقش حیاتی مسئول دفتر در سازمان‌ها، تهیه یک قرارداد استخدام دقیق و همه‌جانبه می‌تواند از بروز مشکلات در آینده جلوگیری کند و طرفین را از نظر قانونی محافظت نماید.
🔑 نکات مهم در تنظیم قرارداد استخدام مسئول دفتر
- تعریف وظایف و مسئولیت‌ها در ابتدای قرارداد باید وظایف و مسئولیت‌های مسئول دفتر به‌وضوح مشخص شود. از جمله مسئولیت‌هایی که می‌توان در این بخش گنجاند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیریت تلفن‌ها و ایمیل‌های سازمان
- برنامه‌ریزی و تنظیم جلسات مدیران
- پیگیری مکاتبات و اسناد
- مدیریت سفرهای کاری و تنظیم رزروها
- ارتباط با مشتریان، شرکا و سایر مراجعین
- شرایط کاری و ساعات کار تعیین ساعات کاری مسئول دفتر، یکی از مهم‌ترین بخش‌های قرارداد است. معمولاً ساعات کاری به‌صورت ۸ ساعت در روز و ۵ روز در هفته تنظیم می‌شود، اما در شرایط خاص، مسئول دفتر ممکن است نیاز به انجام اضافه‌کاری داشته باشد.
- حقوق و مزایا در این بخش، میزان حقوق پایه مسئول دفتر، نحوه پرداخت آن، تاریخ پرداخت‌ها و همچنین مزایای دیگری که ممکن است به این شغل اختصاص یابد، باید مشخص شود. برای مثال، امکان پرداخت پاداش‌های ماهیانه، سالیانه و یا اضافه‌کاری‌ها باید در قرارداد ذکر شود.
- محرمانگی اطلاعات مسئول دفتر معمولاً با اطلاعات محرمانه و حساس سازمانی سر و کار دارد. بنابراین، ضروری است که در قرارداد اشاره شود که مسئول دفتر موظف به رعایت تمام قوانین و مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات محرمانه سازمان است.
- مدت زمان قرارداد و شرایط فسخ مدت زمان قرارداد باید به‌طور دقیق تعیین شود. این مدت می‌تواند به‌صورت قرارداد موقت یا دائم باشد. همچنین شرایط فسخ قرارداد باید به‌وضوح بیان شود تا در صورت نیاز به خاتمه همکاری، هیچ‌گونه ابهامی وجود نداشته باشد.
- شرایط بیمه و مزایای اجتماعی مسئول دفتر به‌عنوان یک کارمند، باید تحت پوشش بیمه‌های اجتماعی، بیمه درمانی و سایر مزایای قانونی قرار گیرد. در قرارداد باید به وضوح بیان شود که کارفرما مسئولیت پرداخت حق بیمه و سایر مزایا را بر عهده دارد.
- حفظ حقوق کارفرما و کارمند قرارداد استخدام مسئول دفتر باید طوری تنظیم شود که هم از حقوق کارفرما و هم از حقوق کارمند حفاظت کند. به‌ویژه، در صورت بروز اختلافات، باید راهکارهای حل و فصل در قرارداد مشخص باشد.
📄 نمونه قرارداد استخدام مسئول دفتر
در ادامه، یک نمونه از قرارداد استخدام مسئول دفتر را به‌صورت کامل آورده‌ایم که می‌توانید آن را دانلود کرده و بر اساس نیاز خود تغییرات لازم را اعمال کنید:
قرارداد استخدام مسئول دفتر
این قرارداد به‌منظور استخدام شخصی به‌عنوان مسئول دفتر در سازمان/شرکت [نام شرکت] تنظیم شده است و شامل شرایط زیر می‌باشد:
ماده ۱: مشخصات کارفرما و کارمند
- نام کارفرما: [نام کامل کارفرما]
- نام کارمند: [نام کامل کارمند]
- تاریخ شروع به کار: [تاریخ شروع]
- محل کار: [آدرس محل کار]
ماده ۲: وظایف و مسئولیت‌ها کارمند موظف است به‌عنوان مسئول دفتر در شرکت/سازمان [نام شرکت] به انجام وظایف زیر بپردازد:
- مدیریت تماس‌های تلفنی و ایمیل‌ها
- برنامه‌ریزی و تنظیم جلسات
- پیگیری مکاتبات و اسناد
- مدیریت و هماهنگی سفرهای کاری
- دیگر وظایفی که از سوی کارفرما تعیین می‌شود.
ماده ۳: شرایط کاری
- ساعت کاری: [ساعات کاری]
- روزهای کاری: [روزهای کاری]
- ساعات اضافه‌کاری: در صورت نیاز، ساعات اضافه‌کاری مطابق با قوانین کار پرداخت خواهد شد.
ماده ۴: حقوق و مزایا
- حقوق ماهانه: [مقدار حقوق]
- مزایای اضافی: [پاداش، بیمه، اضافه‌کاری و...]
ماده ۵: مدت زمان قرارداد این قرارداد به مدت [مدت زمان قرارداد] معتبر است و در صورت توافق طرفین قابل تمدید می‌باشد.
ماده ۶: فسخ قرارداد هر یک از طرفین می‌توانند در صورت بروز هرگونه نقض شرایط قرارداد، قرارداد را فسخ کنند. همچنین، در صورت بروز شرایط خاص، فسخ قرارداد بر اساس قوانین موجود در کشور امکان‌پذیر است.
ماده ۷: محرمانگی کارمند موظف است از هرگونه افشای اطلاعات محرمانه و تجاری شرکت خودداری نماید و تمامی اطلاعات را تنها در جهت انجام وظایف محوله استفاده کند.
ماده ۸: شرایط بیمه کارفرما موظف به پرداخت بیمه‌های اجتماعی و درمانی کارمند طبق قوانین کشور می‌باشد.
ماده ۹: سایر شرایط
- در صورت بروز هرگونه اختلاف، مسائل از طریق مراجع قضایی حل و فصل خواهد شد.
- هرگونه تغییر در شرایط قرارداد تنها با توافق کتبی طرفین امکان‌پذیر است.
این نمونه قرارداد به‌طور کامل می‌تواند نیازهای شما را پوشش دهد و برای هر شرکتی که به دنبال استخدام مسئول دفتر است، مناسب خواهد بود. دانلود نمونه قرارداد استخدام مسئول دفتر در Word به شما این امکان را می‌دهد تا این قرارداد را به‌طور ساده و راحت تهیه کرده و در سازمان خود استفاده نمایید.
نتیجه‌گیری
قرارداد استخدام مسئول دفتر، سندی است که باید به‌دقت و با توجه به نیازهای خاص سازمان شما تهیه شود. این قرارداد باید شامل تمامی جزئیات مربوط به حقوق، وظایف، ساعت کاری، مزایا و شرایط فسخ باشد. با استفاده از دانلود نمونه قرارداد استخدام مسئول دفتر در Word، می‌توانید یک قرارداد جامع و منطبق بر قوانین و مقررات کشور خود تنظیم کنید.
این متن برای کمک به شما در زمینه تنظیم قرارداد استخدام مسئول دفتر طراحی شده و به‌طور کامل بر اساس اصول سئو تنظیم شده است. امیدوارم این محتوا مفید و کارآمد باشد.
ماده ۱۰: نحوه انجام ارزیابی و بازخورد
در قرارداد استخدام مسئول دفتر، باید اشاره شود که کارفرما حق ارزیابی عملکرد کارمند را دارد. این ارزیابی می‌تواند به صورت ماهانه، فصلی یا سالانه انجام گیرد و شامل ارزیابی جنبه‌های مختلف کار نظیر مسئولیت‌پذیری، دقت در انجام وظایف، مهارت‌های ارتباطی و مدیریتی و سایر ویژگی‌های حرفه‌ای کارمند باشد. ارزیابی می‌تواند در قالب جلسات بازخورد، گزارش‌های عملکرد یا سیستم‌های سنجش پیشرفت انجام شود. همچنین، باید مشخص شود که بازخوردها به‌صورت سازنده و جهت بهبود عملکرد به کارمند ارائه خواهد شد.
ماده ۱۱: شرایط اضافه‌کاری
کارمند ممکن است نیاز به انجام اضافه‌کاری در شرایط خاص داشته باشد. قرارداد باید شرایط اضافه‌کاری را به‌طور واضح بیان کند، از جمله:
- میزان و نوع اضافه‌کاری که نیاز است.
- نحوه پرداخت برای اضافه‌کاری‌ها (مثلاً طبق قانون کار یا توافق طرفین).
- محدودیت‌های زمانی برای انجام اضافه‌کاری.
- شرایط پرداخت هزینه‌های اضافه‌کاری (اگر به‌صورت نقدی، تایم آفی و یا با سایر مزایا باشد).
ماده ۱۲: حقوق و مزایای قانونی
این بخش به حقوق کارمند طبق قوانین کار کشور مربوط می‌شود. از جمله:
- مرخصی سالانه: کارمند حق دارد تا در طول سال از مرخصی‌های قانونی استفاده کند. میزان مرخصی سالانه ممکن است به توافق طرفین بستگی داشته باشد و معمولاً طبق قوانین کشور است.
- مرخصی استعلاجی: در صورت بیماری یا نیاز به درمان، کارمند می‌تواند از مرخصی استعلاجی استفاده کند.
- عیدی و پاداش: در این ماده، شرایط پرداخت عیدی و پاداش سالیانه و میزان آن باید مشخص شود. معمولاً این پرداخت‌ها بر اساس مدت زمان همکاری و طبق قوانین مربوط به کار است.
ماده ۱۳: بررسی و تغییر شرایط قرارداد
با توجه به تغییرات محیط کاری و نیازهای سازمان، ممکن است شرایط قرارداد نیاز به بازنگری و تغییر داشته باشد. در این صورت، باید روش‌ها و فرآیندهایی برای تجدید نظر در قرارداد مشخص گردد. برای مثال، در صورت تغییر در قوانین کار یا شرایط شرکت، هر دو طرف باید تغییرات قرارداد را در قالب یک سند کتبی تأیید کنند.
ماده ۱۴: تعهدات و مسئولیت‌ها در قبال مشتریان
مسئول دفتر معمولاً در تماس مداوم با مشتریان یا نمایندگان خارجی سازمان قرار دارد. این بخش از قرارداد باید به‌طور مشخص ذکر کند که کارمند موظف به حفظ احترام و ارائه خدمات مناسب به مشتریان سازمان است. هرگونه تخلف از این تعهدات می‌تواند منجر به اقدامات قانونی یا اخراج شود.
ماده ۱۵: شرایط فسخ قرارداد از سوی کارمند
در این بخش از قرارداد، باید شرایطی که کارمند می‌تواند قرارداد را به‌طور یک‌جانبه فسخ کند، بیان شود. معمولاً کارمند می‌تواند با رعایت مدت زمان مشخص از اطلاع‌رسانی قبلی به کارفرما قرارداد را فسخ کند. در این شرایط، ممکن است شرایط خاصی مانند پرداخت غرامت یا انجام وظایف جایگزین تا زمان جایگزینی کارمند جدید مطرح شود.
ماده ۱۶: ضمانت‌نامه‌ها و تعهدات مالی
در برخی از سازمان‌ها، کارمند ممکن است مسئول نگهداری و مدیریت اموال، دستگاه‌ها یا تجهیزات شرکت باشد. در این صورت، قرارداد باید شرایط ضمانت‌نامه‌ها و تعهدات مالی کارمند در قبال دارایی‌های شرکت را مشخص کند. برای مثال:
- مسئولیت کارمند در قبال خسارات احتمالی.
- شرایط بازپرداخت هزینه‌ها در صورت مفقود شدن یا آسیب دیدن تجهیزات.
ماده ۱۷: نظارت و مدیریت بر قوانین شرکت
مسئول دفتر باید به‌طور مستمر قوانین داخلی و سیاست‌های شرکت را رعایت کند. در این بخش از قرارداد، باید ذکر شود که مسئول دفتر موظف به اطلاع‌رسانی و اجرای دستورالعمل‌های مربوط به سیاست‌های داخلی شرکت است و در صورت تخلف از آن، ممکن است تحت پیگرد قانونی قرار گیرد.
ماده ۱۸: موضوعات مربوط به امنیت محل کار
در صورتی که مسئول دفتر دسترسی به اطلاعات حساس یا سیستم‌های دیجیتال شرکت داشته باشد، باید اقدامات امنیتی لازم در قرارداد ذکر شود. مسئول دفتر باید موظف باشد تا:
- اطلاعات محرمانه شرکت را حفظ کند.
- در صورت نیاز، آموزش‌های لازم در زمینه حفاظت از داده‌ها و اطلاعات را ببیند.
- شرایط خاص استفاده از سیستم‌ها و تجهیزات فناوری اطلاعات را رعایت کند.
ماده ۱۹: شرایط تغییرات جغرافیایی یا انتقال محل کار
در صورتی که کارفرما نیاز داشته باشد تا محل کار را تغییر دهد یا مسئول دفتر را به دفتر جدید منتقل کند، باید شرایط این انتقال در قرارداد ذکر گردد. این بند باید شامل مواردی نظیر:
- شرایط و هزینه‌های مربوط به جابه‌جایی.
- مدت زمان لازم برای انتقال.
- حقوق و مزایای جدید پس از انتقال (در صورت تغییرات).
ماده ۲۰: موضوعات حقوقی و اختلافات
در این قسمت، باید به‌طور دقیق توضیح داده شود که در صورت بروز هرگونه اختلاف در تفسیر قرارداد، چگونه می‌توان به حل و فصل موضوعات پرداخت. معمولاً قراردادهای کاری به یکی از دو روش زیر انجام می‌شوند:
- حل اختلافات از طریق مذاکره: طرفین می‌توانند با هم در خصوص موضوعات اختلافی مذاکره کنند تا به توافق برسند.
- مراجعه به مراجع قضایی: در صورت عدم رسیدن به توافق از طریق مذاکره، طرفین می‌توانند اختلافات خود را به مراجع قضایی ارجاع دهند.
نتیجه‌گیری
قرارداد استخدام مسئول دفتر باید به‌طور دقیق و شفاف شرایط کاری، حقوق، مزایا و وظایف کارمند را مشخص کند. این قرارداد علاوه بر حفظ حقوق کارفرما، به کارمند این امکان را می‌دهد که از شرایط شغلی خود آگاه باشد و در صورت بروز مشکلات یا نیاز به تغییرات، راهکارهایی برای حل آن‌ها پیش‌بینی شود. تنظیم قرارداد با رعایت تمام جزئیات نه‌تنها از بروز سوءتفاهمات جلوگیری می‌کند، بلکه به همکاری بهتر و پایدارتر میان کارمند و کارفرما کمک خواهد کرد.
دانلود نمونه قرارداد استخدام مسئول دفتر در Word به شما این امکان را می‌دهد تا قرارداد خود را سریعاً تهیه کنید و از یک سند قانونی معتبر بهره‌برداری کنید.
ماده ۲۱: الزامات عمومی کارمند
در این بخش از قرارداد باید الزامات عمومی که کارمند باید رعایت کند، بیان شود. این الزامات می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- رعایت اصول اخلاقی: کارمند باید در برخورد با همکاران، مشتریان و سایر افراد ارتباطات حرفه‌ای و اخلاقی برقرار کند.
- رعایت قوانین و مقررات داخلی شرکت: کارمند باید تمامی قوانین و دستورالعمل‌های شرکت را رعایت کند. این قوانین می‌توانند شامل دستورالعمل‌های مربوط به حضور و غیاب، استفاده از امکانات شرکت، حفظ اسرار و اطلاعات محرمانه، رفتار با همکاران و موارد مشابه باشند.
- توسعه مهارت‌ها و آموزش: مسئول دفتر باید به‌طور مرتب مهارت‌های حرفه‌ای خود را ارتقا دهد و در صورت لزوم دوره‌های آموزشی مربوط به شغل خود را طی کند.
ماده ۲۲: وظایف و مسئولیت‌های روزانه کارمند
در این بخش باید وظایف و مسئولیت‌های روزانه مسئول دفتر به‌طور دقیق مشخص شود. مسئول دفتر ممکن است وظایف مختلفی را بر عهده داشته باشد که عبارتند از:
- مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی: مسئول دفتر باید مدیریت مکاتبات و ارتباطات روزانه داخل سازمان و با مشتریان و همکاران خارجی را بر عهده داشته باشد.
- مدیریت تقویم و برنامه‌های روزانه: مسئول دفتر باید هماهنگی‌ها و تنظیم جلسات و قرار ملاقات‌ها را انجام دهد.
- مدیریت اسناد و بایگانی: مسئول دفتر مسئول بایگانی صحیح اسناد و مدارک سازمان است و باید اطلاعات را به‌طور منظم و با استفاده از سیستم‌های دیجیتال یا فیزیکی آرشیو کند.
- پاسخگویی به تلفن‌ها و ایمیل‌ها: مسئول دفتر باید به‌طور مرتب به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های رسیده پاسخ دهد و ارتباطات لازم را برقرار کند.
ماده ۲۳: شرایط حفظ اطلاعات محرمانه
یکی از مهم‌ترین جنبه‌های قرارداد استخدام مسئول دفتر، موضوع حفظ اطلاعات محرمانه است. مسئول دفتر به‌عنوان فردی که با اسناد و اطلاعات حساس سازمان ارتباط مستقیم دارد، باید موظف باشد تا اطلاعات محرمانه و خصوصی سازمان را از افشا یا سوءاستفاده محافظت کند. این بند از قرارداد باید شامل موارد زیر باشد:
- تعریف اطلاعات محرمانه: در این بخش باید مشخص شود که چه اطلاعاتی محرمانه محسوب می‌شوند و کارمند مجاز به دسترسی به آن‌ها است.
- تعهد به عدم افشای اطلاعات: کارمند موظف است به هیچ عنوان اطلاعات محرمانه سازمان را در اختیار اشخاص یا سازمان‌های دیگر قرار ندهد.
- مدت زمان حفظ محرمانگی: این مسئولیت پس از پایان قرارداد نیز ادامه دارد، به‌طوری که کارمند موظف به حفظ اطلاعات محرمانه حتی پس از ترک سازمان است.
ماده ۲۴: شرایط و فرآیند قطع رابطه کاری
این بخش از قرارداد به شرایط و فرآیندهای خاتمه همکاری و قطع رابطه کاری پرداخته و نحوه فسخ قرارداد از سوی هر یک از طرفین را شرح می‌دهد. در این بند باید شرایط خاص فسخ قرارداد بیان شود. این شرایط شامل موارد زیر می‌تواند باشد:
- فسخ از سوی کارفرما: کارفرما می‌تواند قرارداد را در صورت عدم انجام وظایف توسط کارمند یا تخلف از قرارداد به‌طور یک‌جانبه فسخ کند.
- فسخ از سوی کارمند: کارمند می‌تواند با اطلاع قبلی از کارفرما قرارداد را فسخ کند، مشروط به اینکه مدت زمان توافقی در قرارداد رعایت شود.
- پرداخت غرامت در صورت فسخ: در صورتی که فسخ قرارداد به دلیل تخلف یا نقض قرارداد از سوی هر یک از طرفین باشد، مسئولیت پرداخت غرامت یا جریمه مشخص خواهد شد.
ماده ۲۵: شرایط انصراف و استعفا
در صورت تمایل کارمند به استعفا یا انصراف از شغل، باید شرایط خاصی برای این فرآیند تعیین شود. کارمند باید:
- اعلام پیش‌پرداخت استعفا: کارمند باید حداقل ۳۰ روز قبل از استعفا به کارفرما اطلاع دهد تا کارفرما بتواند جایگزین مناسبی برای او پیدا کند.
- رفع تعهدات باقی‌مانده: کارمند باید کلیه وظایف و مسئولیت‌های خود را قبل از ترک شرکت انجام دهد و تمامی دارایی‌های متعلق به شرکت (مانند دستگاه‌ها، اسناد و مدارک) را به کارفرما تحویل دهد.
ماده ۲۶: پیشگیری از تضاد منافع
برای حفظ منافع شرکت و جلوگیری از تضاد منافع، کارمند باید از هرگونه فعالیت خارج از سازمان که می‌تواند منجر به تضاد منافع با وظایف شغلی وی شود، خودداری کند. مسئول دفتر باید در صورت انجام فعالیت‌های جنبی یا شغلی دیگر به اطلاع کارفرما برساند تا توافقات لازم صورت گیرد.
ماده ۲۷: شرایط پرداخت حقوق
پرداخت حقوق به مسئول دفتر باید به‌طور منظم و در تاریخ‌های معین صورت گیرد. در این بخش از قرارداد باید موارد زیر بیان شود:
- میزان حقوق ماهانه: حقوق کارمند به‌طور مشخص بیان شود و زمان پرداخت آن (ماهانه، هفتگی، یا هر دوره زمانی دیگر) مشخص گردد.
- روش پرداخت حقوق: روش پرداخت حقوق باید مشخص باشد. آیا به‌صورت نقدی، چک، یا از طریق حساب بانکی انجام می‌شود؟
- حق بیمه و مالیات: کارفرما باید مسئولیت‌های مربوط به بیمه و مالیات کارمند را مشخص کند.
نتیجه‌گیری نهایی
قرارداد استخدام مسئول دفتر نقش بسیار مهمی در تنظیم رابطه کاری میان کارفرما و کارمند ایفا می‌کند. این قرارداد با بیان دقیق وظایف، حقوق و مزایای کارمند، امنیت حقوقی هر دو طرف را تضمین می‌کند و از بروز سوءتفاهمات جلوگیری می‌کند. همچنین، با تعیین شرایط فسخ، اضافه‌کاری، شرایط بیمه و مزایا، این قرارداد به‌طور جامع تمامی جنبه‌های یک همکاری حرفه‌ای را پوشش می‌دهد.
دانلود نمونه قرارداد استخدام مسئول دفتر در Word به شما این امکان را می‌دهد که یک سند قانونی و معتبر برای تنظیم قرارداد خود تهیه کنید. این قرارداد به‌طور خاص و حرفه‌ای طراحی شده است تا تمامی جنبه‌های مهم یک قرارداد کاری را پوشش دهد و حقوق و تعهدات هر دو طرف را به‌خوبی تعیین کند.
ماده ۲۸: شرایط مربوط به مرخصی و تعطیلات
در این بخش از قرارداد، باید شرایط استفاده از مرخصی‌های مختلف برای مسئول دفتر ذکر شود. این مرخصی‌ها شامل مرخصی سالانه، مرخصی بیماری، مرخصی رسمی و دیگر مرخصی‌هایی است که ممکن است برای کارمند در نظر گرفته شود. در ادامه، شرایط استفاده از هرکدام توضیح داده می‌شود:
- مرخصی سالانه: مسئول دفتر می‌تواند سالانه از تعداد مشخصی روز مرخصی با حقوق استفاده کند. تعداد روزهای مرخصی معمولاً در ابتدای قرارداد ذکر می‌شود و ممکن است به مدت زمان همکاری بستگی داشته باشد.
- مرخصی بیماری: در صورتی که مسئول دفتر دچار بیماری شود، می‌تواند از مرخصی بیماری استفاده کند. در این صورت، گواهی پزشکی باید به کارفرما ارائه شود.
- مرخصی رسمی: کارمند می‌تواند از مرخصی‌های رسمی که بر اساس تقویم ملی کشور تعیین می‌شود، استفاده کند. این مرخصی‌ها معمولاً شامل تعطیلات عمومی و مذهبی هستند.
- مرخصی بدون حقوق: در صورتی که مسئول دفتر نیاز به مرخصی بیشتری از حد مشخص‌شده در قرارداد داشته باشد، می‌تواند درخواست مرخصی بدون حقوق دهد. این مرخصی تنها با توافق طرفین قابل انجام است.
ماده ۲۹: شرایط اضافه‌کاری
در صورتی که مسئول دفتر نیاز به انجام اضافه‌کاری داشته باشد، باید شرایط مربوط به آن در قرارداد ذکر شود. اضافه‌کاری باید تنها با توافق کارفرما انجام گیرد و در این بخش از قرارداد موارد زیر به‌طور دقیق باید ذکر شود:
- میزان ساعات اضافه‌کاری: مسئول دفتر باید ساعات اضافه‌کاری را بر اساس نیاز کارفرما انجام دهد. ساعات اضافه‌کاری معمولاً پس از پایان ساعات کاری رسمی محاسبه می‌شود.
- پرداخت اضافه‌کاری: در صورتی که مسئول دفتر اضافه‌کاری انجام دهد، باید مبلغ اضافی بابت آن پرداخت شود. این مبلغ معمولاً طبق نرخ ساعت کاری عادی محاسبه می‌شود.
- شرایط انجام اضافه‌کاری: در این بخش باید شرایط خاص انجام اضافه‌کاری مانند تایید کارفرما قبل از انجام اضافه‌کاری، شرایط خاص اضطراری و موارد مشابه بیان شود.
ماده ۳۰: شرایط مربوط به تجهیزات و ابزار کاری
مسئول دفتر در طول مدت همکاری ممکن است نیاز به استفاده از تجهیزات خاصی برای انجام وظایف خود داشته باشد. در این بند باید شرایط استفاده از این تجهیزات و ابزار بیان شود. این تجهیزات شامل:
- تجهیزات اداری: شامل کامپیوتر، تلفن، پرینتر، فکس، و دیگر ابزارهای اداری است که مسئول دفتر برای انجام وظایف خود نیاز دارد.
- تجهیزات نرم‌افزاری: مسئول دفتر باید از نرم‌افزارهای خاصی برای انجام کار خود استفاده کند. ممکن است این نرم‌افزارها شامل برنامه‌های مدیریت پروژه، تقویم‌های آنلاین، نرم‌افزارهای ویرایش متن و دیگر ابزارهای دیجیتال باشند.
- مدیریت و نگهداری تجهیزات: در این بخش باید مسئولیت کارمند در خصوص نگهداری، مراقبت و استفاده صحیح از تجهیزات مشخص شود. همچنین، کارفرما باید مسئولیت تعمیر و نگهداری تجهیزات را بر عهده بگیرد.
- بازگرداندن تجهیزات در صورت فسخ قرارداد: پس از پایان همکاری یا فسخ قرارداد، مسئول دفتر موظف است تمامی تجهیزات و ابزارهای شرکت را به‌طور کامل و سالم بازگرداند.
ماده ۳۱: بررسی عملکرد و ارزیابی کارمند
در این بخش، باید شرایط و روش‌های ارزیابی عملکرد مسئول دفتر در طول مدت همکاری ذکر شود. ارزیابی عملکرد می‌تواند به‌طور ماهانه، سه‌ماهه یا سالانه انجام شود. این ارزیابی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- شاخص‌های عملکردی: کارفرما باید شاخص‌هایی را برای ارزیابی عملکرد مسئول دفتر تعیین کند. این شاخص‌ها می‌توانند شامل بهره‌وری کاری، کیفیت کار، توانایی انجام وظایف در زمان مقرر، و توانایی برقراری ارتباط با همکاران و مشتریان باشند.
- ارزیابی دوره‌ای: کارفرما می‌تواند در دوره‌های مشخص (مثلاً هر سه ماه یک‌بار یا سالانه) از مسئول دفتر خواسته شود تا عملکرد خود را ارزیابی کند. این ارزیابی می‌تواند با استفاده از فرم‌های ارزیابی یا بازخورد از سایر اعضای تیم انجام گیرد.
- اعطای پاداش: اگر کارمند عملکرد خوبی از خود نشان دهد، ممکن است پاداش یا تشویق‌های مختلفی از قبیل افزایش حقوق، مرخصی اضافی یا سایر مزایا به او تعلق گیرد.
ماده ۳۲: شرایط غیرقابل پیش‌بینی و فورس ماژور
در مواقعی که شرایط خاص یا غیرقابل پیش‌بینی مانند بلایای طبیعی، حوادث غیرمترقبه، جنگ یا بحران‌های اقتصادی به وقوع می‌پیوندد، شرایط کارمند و کارفرما باید در این مواقع پیش‌بینی شده باشد. در این بخش از قرارداد باید موارد زیر ذکر شود:
- تعریف فورس ماژور: شرایطی که خارج از کنترل هر دو طرف است و مانع از ادامه انجام وظایف می‌شود. به‌طور مثال، زلزله، سیل، جنگ، یا شیوع بیماری‌های همه‌گیر از جمله فورس ماژور محسوب می‌شود.
- تعلیق تعهدات: در صورتی که یکی از طرفین به دلیل وقوع فورس ماژور نتواند تعهدات خود را به‌طور کامل انجام دهد، مدت زمان انجام تعهدات ممکن است به تعویق بیفتد.
- گزارش فورس ماژور: کارفرما یا کارمند باید فوراً وقوع چنین شرایطی را به طرف مقابل گزارش دهد و در صورت لزوم اقدامات لازم را جهت برطرف کردن مشکلات انجام دهد.
ماده ۳۳: تکمیل و اصلاح قرارداد
این بند به موضوع تکمیل یا اصلاح شرایط قرارداد در صورت نیاز پرداخته و مشخص می‌کند که در صورت لزوم هر دو طرف باید در مورد اصلاحات توافق کنند. اگر هر یک از طرفین پیشنهاداتی برای تغییر یا اصلاح برخی از مواد قرارداد داشته باشند، باید آن را به‌صورت مکتوب به اطلاع طرف مقابل برسانند و پس از توافقات لازم، قرارداد اصلاح شود.
نتیجه‌گیری نهایی:
قرارداد استخدام مسئول دفتر باید به‌طور دقیق و جامع شرایط، حقوق، وظایف و تعهدات طرفین را مشخص کند. این قرارداد از بروز اختلافات و سوءتفاهم‌ها جلوگیری می‌کند و به ایجاد یک رابطه شفاف و قانونی بین کارفرما و کارمند کمک می‌کند. استفاده از نمونه قرارداد استخدام مسئول دفتر در Word به شما این امکان را می‌دهد تا یک قرارداد معتبر و اصولی تنظیم کنید که تمامی جزئیات قانونی و عملیاتی را پوشش دهد.
